Delegiranje ili lijenost Istina vs mit - Guska nije glupa, a orao je lijenčina – Je li to moguće? - Consultecca

Istina vs mit – Guska nije glupa, a orao je lijenčina – Je li to moguće?

Bjeloglavi orao je simbol časti i hrabrosti a u stvarnosti je prikrivena lijenčina koja se ne trudi loviti sama već s visine vreba strvine ili ribarski ulov u mreži. A izreke glupa kao guska su znanstvenici demantirali pa je tako na listi najpametnijih guska odmah iza svinje.

Zanimljivo je stoga u tom kontekstu razmišljati o delegiranju.

Je li delegiranje u stvari prikrivanje lijenosti ili je to istinsko pružanje podrške za rast i razvoj, te omogućavanje svim članovima tima da sudjeluju u aktivnostima, dodjeljivanje poslova i zadataka prema njihovim sposobnostima, s ciljem isticanja predanosti i kompetencija svih, osnaživanja pri donošenju odluka,  ubrzanja ostvarivanja zacrtanih rezultata. Tu se zapravo radi o prospreitetu cijele ustanove.

Zanimljivo!

Koji su sve benefiti delegiranja…

• Kreativnost se povećava za 3,9 puta
• Više je inicijative a ubrzaniji je razvoj zaposlenika za 4,2 puta
• Kvaliteta rada je veća a zaposlenici se smatraju uspješnijim za 2,2 puta
• Viši su standardi rada za 1,9 puta pa su time i rezultati i kvaliteta rada veća

Unutar delegiranja postoji mogućnost sivu zone i zato treba otvoreno razmatrati koje su karakteristike delegiranja.

Delegiranje počinje dodjeljivanjem jednostavnih zadataka, promišljeno i s mjerom.

Koji je željeni učinak?

Kako će se procjenjivati uspjeh?

Postoji li klasifikacija važnosti zadatka za tim i za ustanovu?

Koje su ključne odluke koje treba donijeti?

Odrediti osobu kome delegirati:

• Koje vještine su potrebne?
• Tko je motiviran?
• Ima li netko zainteresiran a da o njemu nije razmatrano kao mogućem kandidatu?
• Jesu li jasna pravila za izvođenje zadatka i za uspješno izvršen zadatak?

Preduvjeti delegiranja su:

• Pokazati poštovanje prema članovima tima.
• Zaposlenici se trebaju osjećati osnaženo, cijenjeno, da ih se razumije, da su angažirani i osnaženi da rade svoj posao, uz učinkovitu stalnu komunikaciju.
• Osoba ne smije biti preopterećena niti uplašena, jer tada postoji opasnost da se zadatak ne izvrši.
• Treba uskladiti sposobnosti i motivaciju osobe s odgovarajućim zadatkom, kako bi se osigurao profesionalni napredak i uz nekoliko potencijalnih pogrešaka, bez gubljenja zamaha i pada entuzijazma.

Kako razlikovati lijenost i delegiranje?

• Delegiranje bez jasnih uputa
• Jako je frustrirajuće ako su upute nejasne uz slobodno biranje načina izvršenja.
• Davanje zadataka u tajnosti, bez da svi članovi tima imaju informaciju o tome može otežati izvršenje zadatka.
• Zadatci moraju biti jasni i koncizni, kako bi se mogli izvršiti.
• Prebacivanje odgovornosti zbog smanjenja osobnog opterećenja
• Delegiranje zadataka kako bi se imalo više slobodnog vremena za pretraživanje interneta je pogrešan razlog i nije u redu.
• Svaljivanje krivnje na druge. Šef koji ne preuzima odgovornost i krivi druge za propuste, traži nedostatke kod drugih, umjesto da traži rješenja je loš model.
• Autokratski način rukovođenja, uz stalne prijetnje i pritisak na zaposlenike da rade iznad svojih mogućnosti.
• Traženje informacija koje su lako dostupne Jasno je i razumljivo traženje informacija o statusu projekta/zadatka. Međutim u koliko postoji sustav izvještaja, koji su lako dostupni traženje istog od zaposlenika gubi svoju svrhu i namjenu, jer je to nepotreban dodatni posao za druge.

Tanka je granica između delegiranja zadataka s ciljem lakšeg i bržeg poslovnog procesa te korištenja prednosti koje proizlaze iz načela delegiranja.Prepoznavanje lijenost umjesto delegiranja se vrlo brzo i lako otkrije, te itekako šteti ugledu i direktno utječe na odnos s kolegama u budućnosti. Zakon povratne sprege utječe na način da i zaposlenici kad prepoznaju u voditelja negativne karakteristike preslikavaju takvo ponašanje.

Primarno je istaknuti, da je delegiranje važno i nužno uz uvjet praćenja, aktivne komunikacije, osiguravanja resursa za potporu, povratnih informacija o tome što je dobro prošlo a što je moguće poboljšati.

Proces delegiranja uključuje slijedeće:

1. Priprema – biranje osobe koja je najbolja za zadatak koji će se delegirati
2. Informacija – uključuje najavu zaposleniku za nove zadatke i proces delegiranja
3. Specifičnost – davanje jasnih i konkretnih informacija o zadatku/projektu
4. Trening – edukacija i razvijanje potrebnih vještina
5. Praćenje – podrška zaposleniku i stalno poticanje
6. Potvrda – praćenje tijeka poslovnog procesa s jasnim uputama što se prati
7. Povezanost – informacije svim članovima tima da je u tijeku delegiranje zadatka
8. Feedback – završna evaluacija, prijedlozi za poboljšanje, procjena uspješnosti
9. Pohvala/proslava – javna pohvala i proslova uspješnog procesa delegiranja

Podvučeno

Za uspjeh pri delegiranju potrebno je puno dodatne energije i uloženog vremena. Iskren i pravilan pristup delegiranju je pravo bogatstvo jer aktivno uključuje zaposlenike, osnažuje ih, osigurava iskrenu otvorenu komunikaciju te pomaže zaposlenicima da usiju, razviju se i ispune svoja očekivanja kao i očekivanja od voditelja. Sve navedeno pomaže u izgradnji samopouzdanja zaposlenika a u konačnici je jedan od faktora uspjeha u organizaciji.

Delegiranje ili lijenost – preuzmi PDF

Literatura:

1. Radović N. (2011) Mitovi o životinjama: Orao je lijenčina, a guska nije glupa https://www.24sata.hr/lifestyle/mitovi-o-zivotinjama-orao-je-lijencina-a-guska-nije-glupa-236889
2. Heathfield S. M. (2021) Delegation as a Leadership Style, 7 Tips About How to Delegate Tasks to Your Team, https://www.thebalancecareers.com/delegation-as-a-leadership-style-1916731
3. Adonis J. (2021) Is it delegation? Or is it laziness?, https://www.smh.com.au/business/entrepreneurship/is-it-delegation-or-is-it-laziness-20210722-p58c2i.html
4. Striving Millennial (2021) Are You Delegating Tasks or Just Being Lazy?, https://www.strivingmillennial.com/are-you-delegating-tasks-or-just-being-lazy/