Za uvođenje promjena rješenje postoji – potražite ga!

PITAJ, RAZGOVARAJ, PLANIRAJ, DISKUTIRAJ I … USPJEŠNO PROVEDI

Provoditi promjene, razvijati i slijediti ideje, svakodnevni su izazovi koje svaki menadžer/lider želi uspješno riješiti.
Puno rutine, ponekad malo motivacije, ali možda i malo specifičnih znanja, stavovi poput:
– pa to je teško promijeniti…,
– to je nemoguće kod nas provesti jer nam nedostaje …. ili
– pa tako radimo oduvijek…

Zar to ne zvuči poznato?

To je prvi kamen spoticanja, kada se i najbolje ideje rasprše i nestanu. Isprika je mnogo, gomilaju se neriješeni izazovi, a vrijeme prolazi…

Dobra pozitivna vijest je da za sve postoji rješenje…

Potražiti osobu izvan radnog okruženja, koja je neopterećena odnosima unutar tima, organizacije, situacija i prošlošću. Osobu koja će specifičnim znanjima i vještinama potrebnim za svladavanje izazova pružiti podršku, pomoć i voditi ka uspjehu, ta osoba je konzultant.

Istraživanje provedeno 2018 godine, pokazuje statistiku da su konzultantske usluge u porastu u područjima 1:

–        Poslovnih transformacija 33%
–        Stvaranja strategija 33%
–        Menadžmenta promjena 30%
–        Poboljšanje procesa 29%
–        Planiranje programa i projekata 26%
–        Kontrole kvalitete 26%
–        Procjene rizika 25%

 

 

Za svaki pojedini segment se može reći da je puno posla, možda i nemoguće ili neizvedivo. No takvi stavovi ne donose napredak i promjene. Uspjeh nije samo uspon, uspjeh je svladavanje prepreka, uspjeh je svladati nemoguće. Uspješni ljudi traže pomoć i podršku kako bi ostvarili zacrtane ciljeve. Konzultanti su osobe koji svojim znanjem, iskustvom mogu pomoći u procesima strateškog planiranja, provođenja promjena i uspješnog završetka projekata.

Nekoliko je koraka u procesu promjena:

1.     Odabrati konzultanta – KAKO?

2.     Odrediti tim i odgovornu osobu

3.     Organizirati radionicu – ZAŠTO?

4.     Planirati potrebne resurse – KAKO? GANTT CHART

5.     Definirati poslovni proces – WORKFLOW

6.     Provoditi evaluaciju -KAKO?

Kako odabrati konzultanta?

Definirajte područje za koje trebate pomoć jer nitko nije ekspert za sva područja

Pripremite baš ono što Vam treba, istražite područje za koje trebate pomoć kako bi znali razgovarati i procijeniti potrebe

Istražite tko su ekperti iz tog područja, tražite preporuke

– Profesionalnost i stručnost mora biti neupitna

– Potrebno je respektabilno iskustvo i znanje

– Sposobnost kreativnog rješavanja problema

– Izvanredne komunikacijske vještine

– Intra-personalne vještine koje će pomoći uspješnosti projekta 2

Pripremite pitanja za intervju s konzultantom, kako bi za dobili najkvalitetniju uslugu za svoj novac

Budite sigurni da je ugovor sadrži sve detalje buduće suradnje

Važno je na pravi način predstaviti konzultanta suradnicima, kako bi suradnja bila učinkovita.

Budite otvoreni za sve opcije tijekom suradnje

Informirajte se i kontrolirajte jesu li faze projekta u planiranim rokovima

Kad je projekt gotov, objavite rezultate i po potrebi nastavite suradnju na novom projektu u koliko ste zadovoljni profesionalnošću, suradnjom i rezultatima.

Definirati tim i voditelja tima za uvođenje promjena

Za svaki projekt potrebno je odrediti članove tima, ali i voditelja tima. Pri odabiru korisno je razmisliti da tim lider ima povjerenje ostalih članova tima. Ima sposobnost slušanja i primjerene komunikacije. Važan element  je i sama osoba ima inspiracije biti voditelj tima, bez nametanja. Ostale članove tima dobro je birati po kompetentnosti i različitosti. Zanimljiv model je De Bonov 6 šešira način razmišljanja. Osvještavanje različitosti i korištenje istog kao element uspješnosti unutar timskog rada.3

SWAT analiza – Gdje smo sada?

Početak projekta započinje snimanjem zatečenog stanja i elaboratom i prijedlozima suradnje koje će učiniti neovisna osoba koju ste angažirali za projekt, konzultant. Koristite mudru strategiju za uvođenje promjena.

Timskim radom do pronalaska rješenja

Niti jedan konzultant nema čarobni štapić niti unaprijed isplanirano rješenje već je potrebna suradnja i zajednički rad do rješenja. Upravo zato je potrebno organizirati radionicu, gdje će se kroz timski rad, brainstorming definirati poslovni procesi. Takav rad treba jos puno prilagodbe koje će doraditi konzultant koji će ujedno i biti moderator radionice kako bi ispunila svrha organiziranja.

Definiranje poslovnih procesa

Definiranje i izrada workflowa treba biti rezultat radionice. Poslovni procesi su potrebni u svakoj ustanovi kako bi de efikasno upravljalo resursima, radi uvođenja kontrole kvalitete ili akreditacije ili zbog racionalizacije resursa.

Provođenje promjena

Slijedeći korak je projekt menadžment i planiranje projekta i svih resursa: vrijeme, odgovorne osobe, dokumentaciju i ciljeve.

Potrebno vrijeme za uspješno uvođenje promjena

Procesi promjena i uvođenje promjena nisu moguću u razdoblju kraćem od šest mjeseci, koje je minimalno razdoblje za učinkovitost. Stoga je svaki proces suradnje potrebno definirati kroz minimalni vremenski tijek. Redovita evaluacija i pismena izvješća o tijeku projekta promjena su glavni instrument uprave za kontrolu uspješnosti. Redoviti mjesečni sastanci i rasprava o procesu, prepoznavanje potrebe za mogućim potrebnim korekcijama su dio puta do uspjeha.

Ovakav način uvođenja promjena ima sve preduvjete da bude uspješno. Uključivanje i informiranje zaposlenika ne smije izostati, kao i slijeđenje koraka koji pridonose uspjehu.

Nekoliko je važnih elemenata koje je dobro slijediti kada ste u poziciji menadžera/lidera.
  • Važno je što članovi tima misle o Vašem stilu rukovođenja, moraju vam vjerovati
  • Strateški i mudro promislite o članovima tima koji su potrebni za proces promjena
  • Vaš pobjednički stav je ključ uspjeha
  • Koji su vam resursi potrebni? – Planirajte ih
  • Korisno je imati dobru kombinaciju članova tima iz unutarnjih resursa i kojeg vanjskog suradnika
  • Osigurajte dobro mjesto za rad na projektu, mirno i bez „kradljivaca vremena i fokusa“
  • Budite asertivni, dajte redovitu povratnu informaciju, imajte stav i redovito dajte prijedloge za poboljšanje
  • Kvalitetna komunikacija, iskrena i poštena je puno važnija nego pristojna, bez empatije i emocija
  • Vodite računa o članovima tima, trebaju odmor, osigurajte dobar balans između poslovnog i privatnog. Ljudi nisu mašine i resursi su ograničeni. Cijenite ih kao cjelokupna bića, sa svim potrebama.

Zaključak:

Vaš uspjeh je uvjetovan vašim načinom rukovođenja i odnosima koje razvijate sa zaposlenicima.  Samostalno ne možete postići sjajne rezultate. Delegirajte posao, pronađite profesionalce koji će pomoći vama i vašem timu da otkrijete skrivene resurse koje niste osvijestili i možda koristili. Ulažite u svoje suradnike jer je to vaše bogatstvo i ulog za uspjeh.

 

Literatura:

1. MCA (2019) Survey of the European Management Consultancy 2017 2018 (dohvaćeno 25/09/2019) https://www.mca.org.uk › MCA-Client-Survey-2019

2. White D., White P., (2014) The 5 Essentials of Choosing a Consultant (dohvaćeno 25/09/2019) https://www.entrepreneur.com/article/238710

3. De Bono, Edward (1985). Six Thinking Hats: An Essential Approach to Business Management. Little, Brown, & Company. https://www.debonogroup.com/six_thinking_hats.php